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Politique de confidentialité

Version 1.1 — dernière mise à jour le 5 octobre 2026

1. Deux responsables différents, et c’est important

Sabaican est un logiciel de gestion utilisé par des massothérapeutes et des physiothérapeutes au Canada.

Votre praticienne (ou votre praticien) est responsable de votre dossier. C’est elle qui décide ce qu’elle inscrit à votre sujet, qui peut le consulter, et combien de temps elle le conserve, selon les règles de son ordre professionnel. Pour toute question sur votre dossier, adressez-vous à elle.
Sabaican est le fournisseur du logiciel. Nous hébergeons et protégeons ces renseignements pour le compte de la praticienne. Nous ne les utilisons pour rien d’autre : nous ne les vendons pas, nous ne les louons pas, nous ne nous en servons pas pour de la publicité, et nous n’y accédons que si c’est nécessaire pour réparer un problème technique ou pour répondre à une obligation légale.

Sabaican (sabaican.com) est exploité par son propriétaire, en Ontario. Responsable de la protection des renseignements personnels : le propriétaire de Sabaican. Contact : support@sabaican.com.

Cette ligne n’est pas décorative : la Loi 25 du Québec, article 3.1, exige que le titre et les coordonnées de cette personne soient publiés sur le site.

2. Ce que nous recueillons

Si vous êtes praticienne : nom et nom commercial, courriel, téléphone, adresse d’entreprise, province, profession, langue, fuseau horaire, couleur de marque, mot de passe (haché avec l’algorithme standard de PHP — jamais conservé en clair), historique de connexion (adresse IP, navigateur, date) à des fins de sécurité, et les renseignements liés à votre abonnement (formule, paiements).

Si vous êtes cliente d’une praticienne : prénom, nom, courriel, téléphone, adresse postale (et l’adresse de la visite si le service est à domicile), date de naissance, personnes de votre famille que vous inscrivez, contact d’urgence et payeur si vous les fournissez, vos rendez-vous, vos factures et reçus, le message que vous écrivez dans le formulaire de réservation, et — s’il y a lieu — vos renseignements de santé : réponses au formulaire de santé, notes de séance rédigées par votre praticienne, consentements signés, documents déposés dans votre dossier.

Si vous laissez seulement votre adresse courriel sur notre page d’accueil pour être prévenue de l’ouverture : votre courriel, la date, une empreinte de votre adresse IP et votre navigateur (pour prouver que le consentement a bien été donné). Rien d’autre, et aucune publicité d’un tiers.

Nous ne demandons ni numéro d’assurance maladie, ni numéro d’assurance sociale, ni renseignement bancaire.

3. Pourquoi nous les recueillons

Pour faire fonctionner le service, et pour rien d’autre : prendre et confirmer des rendez-vous, vous envoyer les courriels liés à ces rendez-vous, permettre à votre praticienne de tenir votre dossier, produire vos factures et vos reçus, sécuriser les comptes (détecter les tentatives de connexion abusives), et respecter nos obligations légales et fiscales.

4. Qui d’autre touche à ces renseignements

Nous faisons appel à deux prestataires, et seulement deux :

OVH — hébergement des serveurs et de la base de données, au Canada, à Beauharnois (Québec).
Mailjet (société française du groupe Sinch) — envoi de nos courriels. Y transitent : votre nom, votre adresse courriel, la date, l’heure et le lieu du rendez-vous, le nom du service, le montant d’un reçu, et les liens vers votre portail. Aucune donnée de santé ne circule jamais par courriel : nos messages ne contiennent ni réponse de formulaire, ni note de séance ; ils renvoient vers le portail sécurisé. Ce traitement peut avoir lieu hors du Canada.

Nous n’utilisons aucun autre service : pas de paiement en ligne (Sabaican n’encaisse rien pour votre praticienne, et n’enregistre aucune carte), pas de statistique publicitaire, pas de traqueur tiers, pas de cookie publicitaire. Nous ne vendons ni ne communiquons vos renseignements à personne d’autre, sauf si la loi nous y oblige.

5. Comment c’est protégé

Vos renseignements de santé (formulaires, notes de séance, consentements signés, documents) sont chiffrés avant d’être écrits dans la base (AES-256-GCM) ; les fichiers déposés sont conservés hors du site web, chiffrés eux aussi.
Les données de chaque cabinet sont cloisonnées : un cabinet ne voit jamais celles d’un autre.
Les échanges passent par HTTPS ; les cookies de session sont HttpOnly, SameSite=Lax et Secure.
Chaque consultation d’un renseignement de santé est journalisée (qui, quand, quel dossier — jamais le contenu).
Aucun écran de la plateforme n’affiche vos renseignements de santé à l’exploitant de Sabaican : la console d’administration ne les déchiffre jamais, et il ne les consulte pas.
Ce que nous ne pouvons pas promettre : aucune sécurité n’est absolue. Si nos serveurs étaient compromis en même temps que nos clés, des renseignements chiffrés pourraient être exposés. Nous vous le dirions (section 9).
⚠️ Les messages que vous nous écrivez depuis l’aide du logiciel (praticiennes) sont lisibles par l’exploitant et ne sont pas chiffrés : n’y écrivez jamais le nom ni l’état de santé d’un client.

6. Combien de temps nous conservons ces renseignements

Voici, en résumé, les durées que nous appliquons :

Votre dossier de santé appartient à la pratique de votre praticienne : il est conservé selon les règles de son ordre professionnel, qui varient d’une province à l’autre — par exemple 10 ans après votre dernier rendez-vous en Ontario et en Alberta, 16 ans après la dernière inscription à votre dossier en Colombie-Britannique. Pour un enfant, le compte ne commence qu’à sa majorité : le dossier est donc conservé jusqu’à ses 28 ans en Ontario et en Alberta, jusqu’à ses 35 ans en Colombie-Britannique. Ces durées sont celles que votre praticienne doit respecter devant son ordre : Sabaican ne supprime jamais un dossier de santé de sa propre initiative, cette décision revient à votre praticienne.
Factures, reçus et pièces comptables : même durée que le dossier (les ordres professionnels soumettent les dossiers financiers à la même règle que les dossiers cliniques), et au minimum 6 ans après la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, pour les obligations fiscales.
Rendez-vous : avec le dossier.
Journal des accès : jamais purgé pour les gestes graves (accès de l’exploitant, effacements, cycle de vie d’un compte, paiements) ; 24 mois pour les consultations de dossier et les connexions ; 12 mois pour les entrées techniques.
Sécurité et technique : tentatives de connexion 30 jours ; liens de réinitialisation, d’activation et d’invitation, 7 jours après leur expiration ; journal d’envoi des courriels 3 mois.
Demande de liste d’attente non confirmée : effacée automatiquement sous 48 heures.
Adresse laissée pour l’annonce de l’ouverture : elle ne sert qu’à vous prévenir de l’ouverture, et elle est effacée sur simple demande à l’adresse de contact indiquée sur cette page.
Sauvegardes : conservées 7 jours, chiffrées. Un renseignement effacé peut donc survivre jusqu’à 7 jours dans une sauvegarde, puis disparaît.
Cabinet fermé : À la fermeture de votre compte, l’accès au service cesse immédiatement. Vous pouvez demander, dans les 90 jours, l’export complet de vos données. Passé ce délai, Sabaican rend anonymes les coordonnées de vos clients et conserve chiffrés, sans y accéder, les dossiers de santé et les pièces comptables pour la durée prévue par la grille de conservation, afin que vous puissiez répondre à une demande de votre ordre professionnel ou du fisc. Vous pouvez demander leur destruction complète par écrit ; nous vous rappellerons alors que cette destruction peut vous placer en infraction avec les règles de votre ordre.

7. Vos droits

Consulter votre dossier : demandez-le à votre praticienne ; le logiciel lui permet de vous en remettre une copie complète.
Corriger un renseignement inexact : depuis votre portail pour vos coordonnées, ou en le demandant à votre praticienne.
Retirer votre consentement : à tout moment, auprès de votre praticienne. Le retrait est enregistré avec sa date. Il peut empêcher la poursuite des soins, mais il n’efface pas les notes déjà rédigées — votre praticienne doit les conserver.
Recevoir vos renseignements dans un format lisible (portabilité) : la copie remise est un fichier qu’une autre personne ou un autre logiciel peut lire.
Demander l’effacement : votre praticienne peut effacer votre dossier. Ce qui est supprimé : votre formulaire de santé et vos réponses, vos documents, vos preuves de consentement, vos inscriptions à la liste d’attente, vos liens d’accès. Ce qui est rendu anonyme : votre nom, votre date de naissance, vos coordonnées, et les textes libres de vos rendez-vous et de vos factures. Ce qui est conservé : les notes de séance (chiffrées), les rendez-vous et les factures, pour respecter les obligations professionnelles et fiscales de votre praticienne. Le journal de sécurité n’est jamais supprimé, mais votre adresse courriel y est remplacée par une valeur neutre.
Porter plainte : auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ; au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information ; en Ontario, auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.

Pour toute demande qui concerne Sabaican lui-même (et non votre dossier) : support@sabaican.com. Nous répondons au plus tard dans les 30 jours.

8. Enfants et personnes représentées

Un formulaire de santé exige une date de naissance. Si la personne soignée n’a pas l’âge requis pour consentir seule — 14 ans au Québec, 16 ans en Ontario et au Nouveau-Brunswick, 18 ans ailleurs au Canada (ailleurs, la loi ne fixe pas d’âge : 18 ans est un seuil de prudence), sauf règle différente de l’ordre professionnel de votre praticienne — le consentement doit être signé par le parent, le tuteur ou le représentant légal, et le logiciel l’exige. Hors Québec, si votre praticienne juge qu’une personne plus jeune est capable de consentir seule à ses soins, elle peut l’indiquer dans son dossier : la personne signe alors elle-même, et l’accès du parent ou tuteur à son dossier est réduit. Si une date de naissance est saisie dans le formulaire mais qu’elle est illisible ou impossible (par exemple dans le futur), le logiciel exige toujours la signature d’un représentant. Si aucune date de naissance n’est connue, le logiciel ne peut pas appliquer ces seuils : la personne signe elle-même, et il revient à votre praticienne de vérifier son âge.

Sabaican ne recueille jamais de renseignements directement auprès d’un enfant : tout passe par la praticienne ou par l’adulte qui réserve.

9. Si un incident de confidentialité survient

Si nous découvrons une perte, un vol ou un accès non autorisé :

Nous prévenons sans délai la praticienne concernée — c’est elle la responsable de son dossier, c’est elle qui informe ses clients ;
Nous lui disons quoi, quand, combien de personnes sont touchées, et quoi faire ;
Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la déclaration est faite aux autorités compétentes (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et Commission d’accès à l’information pour le Québec), et les personnes concernées sont avisées ;
Nous tenons un registre de tous les incidents, y compris ceux qui ne présentent aucun risque sérieux, et nous le conservons au moins 5 ans.

10. Lois applicables

LPRPDE (PIPEDA) — la loi fédérale sur la vie privée dans le secteur privé : elle s’applique à Sabaican partout au Canada, et nous impose notamment de ne pas conserver un renseignement plus longtemps que nécessaire.
Loi 25 (Québec) — pour les cabinets et les clients du Québec : transparence, destruction ou anonymisation quand la finalité est accomplie, déclaration des incidents de confidentialité, et consentement du titulaire de l’autorité parentale pour les moins de 14 ans.
PHIPA (Ontario) — pour les cabinets ontariens : la praticienne est le « dépositaire de renseignements sur la santé », Sabaican est son fournisseur de services électroniques ; nous n’utilisons ses renseignements que pour rendre le service, et nous lui signalons tout accès non autorisé.

11. Modification de cette politique

Tout changement important est annoncé par courriel aux praticiennes au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, et la date en tête de page est mise à jour.